Informatiesheet werkkostenregeling  2026

Als werkgever geef je je medewerkers vaak iets extra's. Fiscaal gezien is dit al snel loon. De werkkostenregeling (WKR) helpt jullie om hier slim mee om te gaan en bepaalde vergoedingen onbelast te geven.

Waarom dit belangrijk is
Als werkgever geef je medewerkers regelmatig iets extra’s: een kerstpakket, een vergoeding, een fiets of een personeelsfeest. Fiscaal gezien is dit al snel loon. Dat betekent dat er belasting over betaald moet worden. De werkkostenregeling (WKR) helpt jullie om hier slim mee om te gaan en bepaalde vergoedingen onbelast te geven.

De basis van de werkkostenregeling
De hoofdregel is simpel: alles wat een medewerker ontvangt vanuit werk is loon. Toch zijn er uitzonderingen. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke kosten, en vergoedingen zoals reiskosten of voorzieningen op de werkplek. Als iets onder zo’n uitzondering valt, hoef je het niet te belasten.

Wat niet onder deze uitzonderingen valt, kun je vaak onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

De vrije ruimte: jullie budget
De WKR geeft jullie een budget om vergoedingen en verstrekkingen onbelast te geven. Dit noemen we de vrije ruimte. In 2026 is dit 2% over de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere.

Blijf je binnen deze ruimte, en voldoe je aan de voorwaarden dan zijn deze toegewezen posten vaak onbelast. Ga je eroverheen, dan betaal je 80% belasting over het bedrag dat je te veel hebt besteed. Daarom is het belangrijk om dit goed te volgen gedurende het kalenderjaar.

Waar gebruik je de vrije ruimte voor?
De vrije ruimte wordt in de praktijk vaak gebruikt voor zaken zoals kerstpakketten, personeelsfeesten, cadeaus of een fietsregeling. Dit zijn allemaal voordelen voor medewerkers die je als werkgever onbelast wilt geven.

Belangrijke aandachtspunten
Niet alles mag zomaar in de vrije ruimte. De Belastingdienst kijkt of vergoedingen gebruikelijk zijn. Dat betekent dat ze moeten passen bij wat normaal is binnen een organisatie of branche. Zolang je niet te ver afwijkt, is er meestal geen probleem.

Daarnaast zijn er bepaalde vergoedingen die altijd belast moeten worden, zoals bijtelling voor een auto van de zaak of boetes. Deze kun je niet via de WKR laten lopen.

Ook het moment waarop je iets aanwijst in de vrije ruimte is belangrijk. Dit moet op tijd gebeuren, meestal op het moment dat je iets verstrekt of vergoedt. Achteraf corrigeren is vaak niet mogelijk.

Kleine attenties
Voor kleine persoonlijke attenties, zoals een cadeau bij een geboorte of ziekte, gelden aparte regels. Als het om een klein bedrag gaat (maximaal €25), geen geld is en het een persoonlijk moment betreft, kan dit onbelast blijven.

Thuiswerken en reiskosten
Voor thuiswerken mag je een vaste vergoeding geven van €2,45 per dag. Voor reizen geldt een vergoeding van €0,23 per kilometer. Op een dag waarop iemand zowel thuiswerkt als reist, mag je maar één van deze twee onbelast vergoeden.

Keuzes binnen arbeidsvoorwaarden
Soms kunnen medewerkers brutoloon uitruilen voor een voordeel, zoals een fiets. Dit kan fiscaal interessant zijn, maar kost vaak wel ruimte binnen de WKR. Het is daarom verstandig om hier duidelijke afspraken en grenzen voor te stellen.

Voorkom verrassingen
De WKR vraagt om overzicht. Door vooraf een inschatting te maken van de loonsom en de verwachte kosten, kun je goed sturen. Door gedurende het jaar te monitoren, voorkom je dat je onverwacht belasting moet betalen.

Samengevat
De werkkostenregeling biedt ruimte om medewerkers iets extra’s te geven zonder belasting. Door deze regeling goed toe te passen, benut je die ruimte optimaal en voorkom je onnodige kosten.

Hoe maatwerk HRM helpt
We helpen graag bij het maken van passende keuzes. Zo blijft alles overzichtelijk en voorkom je verrassingen achteraf. En zorgen we er samen voor dat jullie grip houden op de werkkostenregeling.