04-11-2020

Wist je dat jij niet de enige bent die opziet tegen het voeren van personeelsgesprekken?

Het zal je verbazen hoeveel leidinggevenden het voeren van gesprekken met medewerkers lastig vinden. De meesten kijken er dus niet echt naar uit, maar zien het als een noodzakelijk kwaad. Even door de zure appel heen. Maar jouw medewerkers zitten juist op die gesprekken te wachten.

Evalueren is beoordeeld worden

Medewerkers van vandaag willen zich betrokken voelen bij jou en bij het bedrijf. Ze verwachten dat ze beoordeeld worden. Niet om die bonus of verhoging, nou ja een beetje misschien. Maar vooral om van jou te horen hoe ze het doen. Ze willen weten of jij hun goede (en minder goede) prestaties hebt opgemerkt. Of je kansen voor hen ziet in de toekomst. Of je begrip hebt voor de dingen die ze moeilijk vinden. Zij beoordelen jou op de kwaliteit van het gesprek.

Medewerkers verlaten geen bedrijf, ze verlaten een leidinggevende

Als je dat weet, zie de personeelsgesprekken dan als een kans. Een kans om met je medewerker in gesprek te gaan en te laten zien dat jij weet wat ze kunnen en wat niet. Dat je ontwikkeling herkent en erkent en dat je hun inzet waardeert. Dat je ze wilt helpen beter te worden in de dingen die moeilijk zijn en jij je daarvoor hard wilt maken.

Tips

Om ervoor te zorgen dat jij vol zelfvertrouwen en positieve energie de aankomende gesprekken-ronde ingaat, hier een paar praktische maar vooral nuttige tips.

1. Weet waar je het over wil hebben

Het lijkt zo simpel, maar bereid je gesprek goed voor. Heb duidelijk voor ogen wat je goed vond gaan en wat je minder goed vond gaan. Beperk je tot de functie en de uitvoering daarvan. En denk na over hoe je het gesprek opbouwt.

2. Begin met de positieve punten

Mensen vinden het fijn, zeker als ze zelf gespannen zijn voor het gesprek, te horen dat ze het goed doen. Daarom begin je met de positieve feedback. Van daaruit kun je makkelijker een bruggetje maken naar de mindere punten.

3. Geef voorbeelden

Niets zo fijn als je medewerker herkent wat je zegt. Geef daarom voorbeelden die de goede en minder goede punten ondersteunen. Ben daarbij concreet. Heb je geen voorbeeld? Vraag je dan af of je punt wel klopt.

4. Laat ruimte aan je medewerker om te reageren

Luister naar wat je medewerker zelf vindt van de prestaties. Maak aantekeningen en kom daarop terug. Laat je medewerker uitpraten. Dit zorgt voor rust in het gesprek.

5. Ben eerlijk

Bekijk de zaken objectief en ben gewoon eerlijk. Houd je bij feiten. Een vervelende boodschap kun je nog steeds op een respectvolle manier brengen. Denk ook daar vooraf over na.

6. Beoordeel de prestatie niet de persoon

Soms is het lastig om met iemand die je niet zo ligt te over het functioneren te praten. Je bent soms geneigd om kleine irritaties mee te nemen in het gesprek. Blijf professioneel en bespreek alleen de prestaties. Uiteraard mag je de persoonlijkheid van iemand bespreken als die van invloed is de prestaties. Dit kan zowel positief (denk aan enthousiaste medewerkers) als in negatieve zin (doemdenkers).

7. Plan voldoende tijd in

Een goed gesprek kost tijd. Plan je gesprekken daarom ruim. Als jij moet afkappen, omdat er iemand anders staat te wachten reflecteert dat negatief op jou. Jij bent dan immers de ‘baas’ die geen tijd heeft gemaakt. Tussen de 30 minuten en één uur per medewerker is een hele reële tijdsplanning.

8. Maak een verslag

Laat je medewerker het gespreksverslag ondertekenen. Dit is een belangrijk document om te bewaren in het dossier. Heb je dat niet gelijktijdig gemaakt, lever het dan binnen een week aan. Je mag ook vragen aan je medewerker om het verslag te maken.

Moeilijk gesprek voor de boeg?

Lees dan deze extra tips nog even door.

✔ Geen gedraai. Een moeilijke boodschap komt het best over wanneer je eerlijk bent. Draai er niet omheen, maar ben niet lomp. Houd je bij de feiten.

✔ Houd respect voor je medewerker. Het gaat over de prestaties en het functioneren van je medewerker, niet over de persoon. Behandel je medewerker zoals je zelf ook behandeld wilt worden.

✔ Laat je niet afwimpelen met excuses. Het is menselijk dat je medewerker in de verdediging schiet als het gesprek niet zo positief blijkt. Blijf doorvragen om erachter te komen waarom iets niet lukt of moeizaam gaat. Vaak ligt er iets anders aan ten grondslag en kun je, als je de reden kunt achterhalen, het tij keren.

✔ Blijf rustig. Soms lopen de emoties hoog op. Dat kan erg lastig en vervelend zijn. Als je rustig blijft zal je medewerker ook eerder de rust terugvinden. Toon begrip voor de emoties, maar ga er niet in mee.

✔ Maak een verslag. Ook nu laat je jouw medewerker het beoordelingsformulier ondertekenen. Maak een verslag van het gesprek als je dat niet hebt en laat dat ondertekenen. Wil je medewerker niet tekenen, omdat hij/zij het niet eens is met de beoordeling? Neem dan “getekend voor gezien” op in plaats van" "getekend voor akkoord”. Daarmee geeft de medewerker namelijk alleen aan op de hoogte te zijn van de inhoud, zonder het er mee eens te zijn.

Met deze tips kom ook jij de gesprekken goed door. Je kan het! Ik hoor heel graag hoe het is gegaan.

 

Als je het een uitdaging blijft vinden is de training "On- en offline personeelsgesprekken voeren" interessant. Klik hier voor meer info.