10-02-2023
Of je nu nog werkt met een papieren personeelsdossier, al bent overgestapt naar een volledig digitaal exemplaar of misschien een combinatie gebruikt, een inhoudelijk goed personeelsdossier is erg belangrijk. In dit artikel leggen wij je graag uit hoe je een personeelsdossier op de juiste manier opbouwt, hoelang je bepaalde documenten mag bewaren en welke dingen je juist niet in een dossier mag opnemen.
Belang van een goed personeelsdossier
Iedereen die bij een bedrijf werkt, heeft een personeelsdossier. Dat is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook vanuit een arbeidsrechtelijk en HR-oogpunt erg belangrijk.
In het personeelsdossier staan, buiten persoonlijke gegevens van de medewerker, ook afspraken die jullie samen maken over de inhoud van het werk en jullie arbeidsrelatie. Het geeft dus duidelijkheid aan zowel de werkgever als de werknemer over de wederzijdse verwachtingen en voorkomt daardoor discussies en conflictsituaties.
Mocht er toch een situatie ontstaan zoals een conflict of langdurig verzuim, dan is het belangrijk dat je een goed dossier hebt bijgehouden waarmee je bijvoorbeeld een arbeidsjurist of het UWV van informatie kunt voorzien.
Het maakt dus niet uit hoe groot jouw bedrijf is; op het moment dat je personeel in dienst neemt, is het belangrijk om meteen een personeelsdossier op te bouwen.
Veilig dossier
Een personeelsdossier moet uiteraard inhoudelijk juist en volledig zijn, maar het moet ook veilig zijn. Wat betekent dat, een veilig personeelsdossier?
In een personeelsdossier worden veel persoonlijke gegevens bewaard. Om te voorkomen dat er door een data-lek bijvoorbeeld identiteitsfraude kan worden gepleegd, zijn er door de Autoriteit Persoonsgegevens in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) maatregelen benoemd om een personeelsdossier te beveiligen. Het belangrijkst is dat je een systeem gebruikt dat niet makkelijk binnen te dringen is door onbevoegden. Bewaar dossiers bijvoorbeeld niet op een lokale computer, maar beter in een beveiligde cloud omgeving of een externe server.
Naast de zorg voor technische maatregelen die de beveiliging van gegevens waarborgen, is het ook belangrijk om te kijken naar organisatorische maatregelen die je kunt nemen.
Beoordeel eens wie er allemaal toegang moet kunnen hebben tot de dossiers. En hoe voorkom je dat anderen er onnodig in kunnen? Werk je met wachtwoorden om in een dossier te kunnen? En als je alleen papieren dossiers hebt, bewaar je deze dan in een afgesloten (brand)kast of kan iedereen deze zomaar pakken?
Vaak werk je als bedrijf samen met externe instanties zoals een arbodienst en een pensioenfonds. Zij hebben persoonlijke gegevens van de medewerkers nodig. Om te voorkomen dat deze gegevens oneigenlijk gebruikt kunnen worden, moet de betreffende instantie jou kunnen garanderen dat zij de medewerker-gegevens veilig bewaren.
Een medewerker mag op ieder moment vragen om zijn personeelsdossier in te zien. Als werkgever ben je verplicht om, uiterlijk binnen vier weken, aan deze vraag gehoor te geven. Je bent niet verplicht om het hele dossier ter inzage te overhandigen; interne notities of e-mails met persoonlijke gedachten of visie over de medewerker hoeven niet overhandigd te worden.
De structuur van een goed dossier
Je weet dat een personeelsdossier nodig is en hoe je ervoor kunt zorgen dat de gegevens die hierin worden opgenomen beveiligd moeten worden. Maar welke gegevens moet je dan eigenlijk opnemen in het dossier? En welke mag je echt niet opnemen?
Om te beginnen is het verstandig om voor alle medewerkers dezelfde structuur te hanteren voor het dossier. Je weet dan precies waar je welke informatie kunt opzoeken. Hierbij kun je de volgende opbouw als voorbeeld gebruiken.
01 - Persoonlijke gegevens
02 - Dienstverband
03 - Salarisgegevens
04 - Pensioen en verzekering
05 - Evaluaties
06 - Opleidingen
07 - Bedrijfsmiddelen
08 - Overig
Let op: je mag niets in het dossier opnemen over (de reden van) verzuimmeldingen! Verslagen van het UWV, de arbodienst of andere verzuiminstanties worden bij voorkeur in een online portal of in een apart (afgesloten onderdeel van een) dossier bewaard.
Je mag in het personeelsdossier wel opnemen hoe vaak en hoe lang (verzuimfrequentie) een medewerker ziek is geweest. Deze informatie is namelijk van belang voor de loondoorbetaling bij ziekte.
Bewaartermijnen
Wanneer een medewerker lang in dienst is, kan een personeelsdossier behoorlijk groeien. Het is gelukkig niet nodig om alle documenten voor altijd te bewaren.
Tijdens het dienstverband hoeft een dossier alleen opgeruimd te worden als er dingen niet meer van toepassing zijn, zoals een adreswijziging van enkele jaren geleden of verlopen identiteitsbewijzen.
Wanneer een medewerker uit dienst is, moet je een aantal gegevens wel nog een tijd bewaren;
Tot 2 jaar na dienstverband:
o Sollicitatiebrief, CV en correspondentie rondom de sollicitatie
o Opdrachten en/of assessments
o Referenties van oude werkgevers
o Getuigschriften
o Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
o Arbeidsovereenkomst (zonder salarisafspraken)
o Correspondentie over alles omtrent de functie
o Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken
o Verslagen over (probleem)situaties die zich hebben voorgedaan
o Correspondentie met de bedrijfsarts en het UWV
o Verslagen omtrent de Wet Verbetering Poortwachter
Tot 5 jaar na dienstverband
o Loonbelastingverklaringen
o Kopie identiteitsbewijs
Tot 7 jaar na einde dienstverband
o Basisgegevens
o Salarisadministratie
o Persoonlijke gegevens ex-medewerker
o Datum indiensttreding
o Arbeidsovereenkomst (met salarisafspraken)
o Arbeidsvoorwaarden
o Afstandsverklaring woon-werkverkeer
TIP
maak één keer per jaar tijd om alle dossiers eens op te ruimen en verlopen documenten te archiveren of te verwijderen. Het helpt om zelf bewaartermijnen op te stellen voor de documenten waarvoor geen wettelijke bewaartermijnen gelden. Stuur jij bijvoorbeeld ieder jaar een overzicht van het verlofsaldo naar je medewerker en bewaar je dit in het dossier onder diversen, dan is het redelijk om dit overzicht te verwijderen wanneer je het jaar erna een nieuw overzicht opstelt.
Sjabloon dossieropbouw ontvangen?
Met deze handvaten kun je zelf aan de slag met het personeelsdossier. Wil jij graag onze basisindeling voor het personeelsdossier ontvangen? Stuur ons dan een mailtje via het contactformulier.